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【GAS】Googleフォームから自動で返信メール～合計金額など好きな値を追加できる自由度の高い返信メール

Google Workspace
2023.06.19

ここで紹介するGAS(diyReplay)とスプレッドシートの関数を使って、Googleフォームの回答以外の値を、返信メールの文面に簡単に表示できます。

例えば、回答項目を使って計算した合計金額などを、返信メールの文章に加えることができます。

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準備

テストのフォームとスプレッドシートを作りながら、作成したGAS(diyReply)の機能を説明します。

フォーム

次のようなフォームを作ります。

①返信メールの件名
②返信メールの本文
③返信メールの宛先

スプレッドシート

スプレッドシートにリンクします。

シートを追加して、返信メールに必要なシート(ここでは、シート1)を作ります。

  • 1行目(C1～E1)には、質問項目の①②③を入れます。
  • 2行目(B2～E2)には、フォームからの回答が入ります。
  • B3：OFF(半角)を入れるとメールを送りません。(文章作成時のテスト時に使えます。)
  • B4：返信メールの件名を入れます。ここでは、=C2を入れます。
  • B5：返信メールの本文を入れます。ここでは、=D2を入れます。
  • B6：返信メールの宛先を入れます。ここでは、=E2を入れます。
  • B7：必要なら、CC:を入れます。複数の場合は、aaa@gmail.com, bbb@gmail.comのように,で区切ってください。
  • B8：必要なら、BCC:を入れます。複数の場合は、aaa@gmail.com, bbb@gmail.comのように,で区切ってください。
  • B9：必要なら、送信元(自分)の表示名を入れます。
  • B10：必要なら、返信先アドレスを入れます。
  • B11(New!)：必要なら、送信元アドレスを入れます。
    送信元アドレスには、Googleアカウント(Gmailアドレス)のエイリアスをご利用ください。
    (※権限のないメールアドレスでは、送信できませんのでご注意ください。)
  • B12(New!)：ON(半角)を入れるとC12に回答編集用のURLを表示します。

GAS

GAS(diyReply)を登録します。スクリプトエディタを開きます。

次のGAS(diyReplay)をエディタへコピペします。

  1. function diyReply(SheetNo) {
  2.   // アクティブなフォームとスプレッドシート
  3.   const form = FormApp.getActiveForm();
  4.   if (!(SheetNo > 1)) SheetNo = 1; // SheetNoは必要なら変更する（一番左のシートが0、2番目が1、3番目が2…）
  5.   const ss = SpreadsheetApp.openById(form.getDestinationId());
  6.   // 回答シートとメール用シートを取得
  7.   const answerSheet = ss.getSheets()[0];
  8.   const mailSheet = ss.getSheets()[SheetNo];
  9.   // フォームのすべての回答を取得し、最後の（最新の）タイムスタンプを取得
  10.   const formResponses = form.getResponses();
  11.   const lastResponse = formResponses[formResponses.length - 1];
  12.   const formTimestamp = lastResponse.getTimestamp();
  13.   // 回答シートのA列（タイムスタンプ）から、最新のフォーム送信と一致する行を探す
  14.   const sheetTimestamp = answerSheet.getRange(2, 1, answerSheet.getLastRow() - 1).getValues();
  15.   let targetRow = -1;
  16.   for (let i = 0; i < sheetTimestamp.length; i++) {
  17.     if (sheetTimestamp[i][0] instanceof Date && sheetTimestamp[i][0].getTime() === formTimestamp.getTime()) {
  18.       targetRow = i + 2; // 実際の行番号
  19.       break;
  20.     }
  21.   }
  22.   if (targetRow === -1) {
  23.     Logger.log("回答が見つかりませんでした。");
  24.     return;
  25.   }
  26.   // 見つけた行の回答内容をメール用シートに転記
  27.   const lastCol = answerSheet.getLastColumn(); // 最大列数を取得
  28.   mailSheet.getRange(2, 2, 1, lastCol).setValues(answerSheet.getRange(targetRow, 1, 1, lastCol).getDisplayValues());
  29.   SpreadsheetApp.flush(); // sync;sync;syncのおまじない（省略可）
  30.   // B12セルが"ON"の場合、C12に編集リンクを出力
  31.   mailSheet.getRange('C12').setValue(mailSheet.getRange('B12').getValue() === 'ON' ? lastResponse.getEditResponseUrl() : "");
  32.   // メール用シートの項目（B3-B11）を配列に取得
  33.   const mailTbl = mailSheet.getRange('B3:B11').getDisplayValues().map(elm => elm[0]);
  34.   // FROM:（B11）が未設定ならアクティブユーザーのメールアドレスを使用
  35.   if (!mailTbl[8]) mailTbl[8] = Session.getActiveUser().getEmail();
  36.   // "OFF"でなければメール送信
  37.   if (mailTbl[0] !== 'OFF') {
  38.     GmailApp.sendEmail(mailTbl[3],mailTbl[1],mailTbl[2],{from:mailTbl[8],cc:mailTbl[4],bcc:mailTbl[5],name:mailTbl[6],replyTo:mailTbl[7]});
  39.   }
  40. } //Ver4.0.0 for maintenance
何度かバージョンアップを繰り返してしまい、申し訳ありません。
今回のバージョン（Ver4.0.0）は、これまでにいただいた複数のご指摘をもとに、問題点を徹底的に解消した構成となっています。
回答の位置を、シートとフォームの両方から取得する「ハイブリッド型」の仕組みを採用しており、これまで発生していたすべての問題パターンに、初めて完全に対応できました。

↓　↓　コピペ　↓　↓　(保存を忘れずに！)

トリガー

トリガーを追加します。

イベントの種類の選択は、「フォーム送信時」を選びます。

※承認を求められたら、「Advanced」(あるいは、「詳細」)→「Go to ～～(Unsafe)」(あるいは、「～～に移動」)→「Allow」(あるいは、「許可」)

動作テスト

フォームを実行(プレビュー)して、回答、そして送信します。

結果、シート1に次のように表示されています。

結果、宛先(TO:)へ送られてきた返信メールです。

成功しました。

このように、GAS(diyReply)はフォームからの回答をシート1にコピー、シート1の内容をメールするだけです。

つまり、思い通りのメールを送るには、スプレッドシートの関数を駆使して自分で作る必要があります。

そして、どのような返信メールも自由自在に作ることができます。

実践編

応用例その8

フォームより入力された項目には価格があり、その合計金額をメールに表示したいとします。

注文商品(価格あり)の個数をプルダウンのメニューから選ぶフォームです。

返信メールのためのシート1を次のように作りました。
数式表示[Ctrl]+@しています。

シート1

テーブル(コピペ用)に表示します。

質問タイムスタンプ名前メールアドレス注文商品1(1,500円/個)注文商品2 (2,500円/個)
最新の回答
OFF：
メールを送らない
件名ご注文承りました
本文=C2&" 様、
ご注文をありがとうございます。
-------------------------------
注文商品： "&E1&"×"&E2&"個 "&F1&"×"&F2&"個
合計金額："&TEXT((1500*E2+2500*F2),"#,##0")&"円
-------------------------------
お支払方法は、～～～

またのご利用をお待ちしております。"
TO:=D2
CC:(省略可)
BCC:(省略可)
NAME:(省略可)〇〇商店
REPLY TO:(省略可)
FROM:(省略可)
ON:
回答編集用のURLを表示
シート1
表計算が得意な人には何でもない関数ですが、セル内に文章を書くのは不慣れな人が多いのではないでしょうか。
"文字列"(ダブルクォーテーションで挟まれた文字列)とセルの数値(C2など)を、&(半角)でつなぎながら文章を書くのは慣れないと少し難しいかもしれません。
コツは最初に"を付けてから、一気に文章を書きあげて最後に"で閉じます。
この時、改行([Ctrl]+[Enter]キー)も気にせずに使います。
それから必要な箇所を"&※※&"に置き換えていきます。(※※は、A1,、B2など)

B5セルに望みの文章が表示出来たら、それがそのままメールの文章になります。

実行(プレビュー)します。

シート1

成功です。

合計金額が表示された返信メールが送られてきました。

シート1の名前(NAME:)で記した○○商店も表示されています。

この例を参考に、ご自分の思い通りな返信メールをお作り下さい。

応用例その8.5(クレジット決済を追加する)

お支払い方法に銀行振込だけでなくクレジット決済も対応した応用例です。
ご参考までにどうぞ。

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応用例の補足(フォームの選択肢に定員設定を追加する)

次のGAS(updateItems)を使って、フォームの選択肢に定員(人数制限)を付けられます。
今回のGAS(diyReply)と同時に使うことで、フォームの応用がさらに広がります。

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複数のGASの同時使用の応用例が『応用例その11』です。
参考にしてください。

応用例の補足2(フォームの回答者数に定員設定を追加する)

次のmultiReplyは、今回のdiyReplyに"フォームの回答者数に定員設定"ができる機能を追加しました。
「質問の選択肢」毎の定員でなく、「回答者数」の定員でよいのなら、とても有用なスクリプトです。

【GAS】Googleフォームに定員(人数制限)と返信メール、掲示板などマルチ機能を追加する
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2024.03.02

おわりに

GASを組むことで、フォームやスプレッドシートから得られる質問項目と回答項目を、メール文書に加えるのは簡単です。

しかし、それらにない計算値などをメールに加えるには、GASを特別に組み直さなければいけません。

フォームに対して1対1のGASになってしまい、汎用性が失われてしまします。

また、GASで数式を組んでテストをするのは、なかなかに手間がかかります。

そこで、この負担をスプレッドシートの関数側に持っていくために、GASの機能を削りに削ってできたのが今回のdiyReplyです。

GASでは困難な複雑な数式も、スプレッドシートの関数ならトライ＆エラーが簡単に行えるため短時間で完成できます。

diyReplyと組み合わせることで、今回の例では合計金額ですが、関数に詳しい方はいくらでも難しい数式で得た値を、メールに表示できます。

ぜひ、自由自在な返信メールをご活用ください。

それでは、また次の記事でお会いしましょう。

追記(2024.9.25)：

このGASを公開して1年以上が経ちますが、今でも日に20～30人の方がご覧になられるようです。
それに伴いこれまで、いくつかの問題点をご指摘いただきました。
特に、フォームとスプレッドシートの回答数が一致しない場合、混乱が生じていたというご指摘を何度か受け、今回の大幅なバージョンアップを行い以下の点を改善いたしました。

  • 従来はスプレッドシートから回答を取得していましたが、新しいバージョン(2.1.0)以降では、フォームに直接記録された回答を取得するように変更いたしました。
    これにより、確実に最後の回答を取得できるようになり、フォームとスプレッドシートの回答数が一致しない場合でも確実に、フォームからの送信者(回答者)の回答を使ったメールが送れます。

次の機能は、より柔軟な対応を可能にするため、追加いたしました。

  • 返信メールの送信者(From:)に、フォームのオーナーのメールアドレスのエイリアスを設定できるようにしました。
  • 回答者が自身の回答を編集するためのURLを表示できるようになりました。

もし使ってみて何か問題点がありましたら、コメントにてお知らせいただけると幸いです。

追記(2025.5.2)：

質問セクションについて、バージョン2.1.0以降では、回答をフォームから直接取得する方式のため、対応できていません。旧バージョン(1.3.x以前)では、スプレッドシートから取得するために問題はありません。ただし、最新の回答が必ず回答シートの最終行になるように注意してください。

旧バージョンが必要な方は、このリンク(diyReply-Ver1.3.0)を参照してください。

追記（2025.5.18）:

最新バージョン（Ver4.0.0）は、これまでにいただいた複数のご指摘をもとに、問題点を徹底的に解消した構成となっています。
回答の位置をシートとフォームの両方から取得する「ハイブリッド型」の仕組みを採用しており、これまで発生していたあらゆる問題パターンに、今回初めて完全に対応することができました。
特に、回答シートを手動で操作した場合などに発生する、フォームとシートの回答数の不一致によるメールの誤送信にも対応できました。
これにより、より安心してご利用いただけるようになったかと思います。

コメント

  1. Kasuga Kasuga より:
    2025年5月18日 8:36 PM

    てつお様、
    回答の前に失礼いたします。この度、かなり完成度の高いdiyReplyのバージョン4.0.0が完成いたしました。
    もしよろしければ、すでに掲載していますので、こちらに移行して試していただけますでしょうか。これまでで最も安定した仕様になると期待しております。

    さて、ご質問の件ですが、送信元（From:）のメールアドレスをオーナーアドレス以外に設定する場合、B11セルにそのメールアドレスを設定することで、送信時にそのアドレスが使用されます。

    ただし、送信処理はGmail上で行われるため、送信元として設定するアドレスは、オーナーアドレスのエイリアスである必要があります。
    Gmailのエイリアス設定は、PCのブラウザ版Gmailから行うことができます。
    設定方法につきましては、このGmailヘルプをご参照ください。

    このエイリアス機能はとても便利で、私自身も複数利用しているのですが、あまりご存じない方も多いようです。
    Gmailアプリから@gmail.com以外のアドレスで送信できるため、活用すると便利だと思います。

  2. てつお より:
    2025年5月17日 11:43 PM

    初歩的な質問ですみません。

    自動送信の送信元メールアドレスを任意のものに変更することは可能でしょうか？

    可能であれば、どこに任意のアドレスを入力したらいいでしょうか。

  3. てつお より:
    2025年5月17日 11:16 PM

    ありがとうございました。
    diyReply(Ver1.3.0)を使うことで、無事メールアドレスを反映させることができました。

    非常に丁寧なご対応ありがとうございました。

  4. Kasuga Kasuga より:
    2025年5月16日 10:36 AM

    てつお様、当ブログをご覧いただき、ありがとうございます。

    現在掲載のdiyReplyのバージョン(3.1.0)では、質問に対する回答をフォームの中から直接に取得し、スプレッドシートに反映される仕組みとなっています。
    「メールアドレスを収集する」の設定で入力されたメールアドレスは、システム上、回答データとは異なる扱いとなっています。
    そのため、現diyReply(Ver3.1.0)では、「メールアドレスを収集する」の設定でのフォームから直接メールアドレスを取得することはできません。
    技術的には、フォームの中からメールアドレスを取り出す処理を追加することも考えられますが、汎用的な処理とは言い難く、殆ど使わない機能のための実装はできるだけ避けたいと思います。

    つきましては、てつお様への対応策といたしまして、以前のバージョンdiyReply(Ver1.3.0)をご利用いただけますでしょうか。
    旧バージョンでは、フォームの中からではなく、連携しているスプレッドシートの回答シートからデータを取得する仕様となっております。
    そのため、旧バージョンの方がご要望に叶う動作であると思います。
    ただし、回答シートを直接に行の追加や削除などを行い、フォームの回答数とシートの行数にズレが生じないようご注意ください。
    ズレが生じた場合は、必ずフォームの回答と回答シートの回答行の全削除を行ってください。

  5. てつお より:
    2025年5月16日 12:04 AM

    非常に参考にさせていただきました。

    1点質問があります。

    Googleフォームの設定を
    ①メールアドレスを収集する
    ②回答のコピーを回答者に送信
    とした場合、フォームの一番上にメールアドレスを入力するようになります。

    そこで。GAS(diyReplay)をコピペすると、シート1にメールアドレスが反映されません。

    どのようにしたら、メールアドレスが反映されますでしょうか。

    ※回答者に2回メールアドレスを入力させることになるため、別でメールアドレス入力欄を作ることは避けたいです。

  6. こまめ より:
    2025年5月2日 3:18 PM

    Kasuga様
    ご丁寧に色々教えて頂き本当にありがとうございました。旧バージョンで再設定し、フォームを完成させたいと思います。

  7. Kasuga Kasuga より:
    2025年5月2日 12:27 PM

    こまめさま、
    確かにセクションが必要な方も多いですよね。
    旧バージョンをこのリンク先(diyReply-Ver1.3.0)に記載しておきました。どうぞご利用ください。
    旧バージョンを使用するときは、必ず最新の回答が回答シートの最終行になるように注意してください。
    以前、回答シートで行の追加や削除を行い、フォームの回答数とシートの回答数がズレてしまったため、誤ったアドレスに送信してしまうことがありました。こういったトラブルのないように、大きな変更を行ったときは、フォームとシートの回答の削除を行ってください。

  8. こまめ より:
    2025年5月1日 10:30 PM

    何度も申し訳ありません、今過去のコメントを見させて頂いた中でセクションが追加されていると最新版では無く過去のバージョンでGASを動かすという旨のものを見かけ、今回のフォームに複数のセクションが追加してあるので過去のものを参考にしたいのですがどちらから確認できますでしょうか。

  9. こまめ より:
    2025年5月1日 9:52 PM

    Kasuga様

    ご丁寧にありがとうございます。
    やはり、複数の質問に対して定員設定を行うのは少し手間がかかるのですね。
    そこも考慮しながら、教えて頂いた関数等を元に作成したいと思います。
    ありがとうございました。

  10. Kasuga Kasuga より:
    2025年5月1日 4:51 PM

    こまめさま、
    各セルに正しく表示されたなら、本文への記述は=H5&Y5となります。H5とY5の間の改行はH5に付きますので、お忘れなく。
    宿泊や参加回の定員数は、フォームの質問からの回答で決めるのでしょうか？
    もしそうなのでしたら、【GAS】Googleフォームでラジオボタン・プルダウン・チェックボックスの選択肢に定員(人数制限)を設定を使っていただくことになり、updateItemsに使い慣れていただく必要があります。
    それらを理解したうえで、次のような使い方になると思います。
    function myFunction() {
    diyReply(1);
    updateItems(2);
    }
    複数の質問に対しての定員設定だと、更にややこしくなることをご理解ください。

    前の提案したGASは、回答数(フォームの回答タブの”〇〇件の回答”)で定員を決めています。

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