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【GAS】Googleフォームから自動で返信メール~合計金額など好きな値を追加できる自由度の高い返信メール

Google Workspace

ここで紹介するGAS(diyReplay)とスプレッドシートの関数を使って、Googleフォームの回答以外の値を、返信メールの文面に簡単に表示できます

例えば、回答項目を使って計算した合計金額などを、返信メールの文章に加えることができます

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準備

テストのフォームとスプレッドシートを作りながら、作成したGAS(diyReply)の機能を説明します。

フォーム

次のようなフォームを作ります。

返信メールの件名
返信メールの本文
返信メールの宛先

スプレッドシート

スプレッドシートにリンクします。

シートを追加して、返信メールに必要なシート(ここでは、シート1)を作ります

  • 1行目(B1~E1)には、質問項目の①②③を入れます。(必要なら好きな言葉に替えます)
  • B3OFF(半角)を入れるとメールを送りません。(文章作成時のテスト時に使えます。)
  • B4返信メールの件名を入れます。ここでは、=C2を入れます。
  • B5返信メールの本文を入れます。ここでは、=D2を入れます。
  • B6返信メールの宛先を入れます。ここでは、=E2を入れます。
  • B7:必要なら、CC:を入れます。複数の場合は、aaa@gmail.com, bbb@gmail.comのように,で区切ってください。
  • B8:必要なら、BCC:を入れます。複数の場合は、aaa@gmail.com, bbb@gmail.comのように,で区切ってください。
  • B9:必要なら、送信元(自分)の表示名を入れます。
  • B10:必要なら、返信先アドレスを入れます。

GAS

GAS(diyReply)を登録します。スクリプトエディタを開きます。

次のGAS(diyReplay)をエディタへコピペします。

  1. function diyReply(SheetNo) {
  2.   //アクティブフォーム
  3.   const form = FormApp.getActiveForm();
  4.   //選択肢シート:SheetNoは必要なら変更する(一番左のシートが0、2番目が1、3番目が2、、、)
  5.   if(!(SheetNo>1)) SheetNo = 1;
  6.   const ss = SpreadsheetApp.openById(form.getDestinationId());
  7.   //フォームとリンクしている回答シート
  8.   const answerSheet = ss.getSheets()[0];
  9.   //返信メールのシート(2枚目のシート)
  10.   const mailSheet = ss.getSheets()[SheetNo];
  11.   //回答シートの最終行列
  12.   const lastRow = answerSheet.getLastRow();
  13.   const lastCol = answerSheet.getLastColumn();
  14.   //回答シートの最終行を配列に取得・返信メールのシートにセット
  15.   mailSheet.getRange(2,2,1,lastCol).setValues(answerSheet.getRange(lastRow,1,1,lastCol).getDisplayValues());
  16.   //メールシートの項目(セル:B3-B10)を配列に取得
  17.   const mailTbl = mailSheet.getRange('B3:B10').getDisplayValues().map(elm => elm[0]);
  18.   //OFF以外はメールを送信
  19.   if(mailTbl[0]!='OFF')
  20.     GmailApp.sendEmail(mailTbl[3],mailTbl[1],mailTbl[2],{cc:mailTbl[4],bcc:mailTbl[5],name:mailTbl[6],replyTo:mailTbl[7]});
  21. } //Ver1.1.0 for maintenance

↓ ↓ コピペ ↓ ↓

トリガー

トリガーを追加します。

イベントの種類の選択は、「フォーム送信時」を選びます。
※承認を求められたら、「Advanced」(あるいは、「詳細」)→「Go to ~~(Unsafe)」(あるいは、「~~に移動」)→「Allow」(あるいは、「許可」)

動作テスト

フォームを実行(プレビュー)して、回答、そして送信します。

結果、リンクしたシート(フォームの回答)

結果、シート1に次のように表示されています。

結果、宛先(TO:)へ送られてきた返信メールです。

成功しました。

このように、GAS(diyReply)はフォームからの回答をシート1にコピー、シート1の内容をメールするだけです。

つまり、思い通りのメールを送るには、スプレッドシートの関数を駆使して自分で作る必要があります

そして、どのような返信メールも自由自在に作ることができます

実践編

応用例その8

フォームより入力された項目には価格があり、その合計金額をメールに表示したいとします。

注文商品(価格あり)の個数をプルダウンのメニューから選ぶフォームです。

返信メールのためのシート1を次のように作りました。
数式表示[Ctrl]+@しています。

シート1

テーブル(コピペ用)に表示します。

質問タイムスタンプ名前メールアドレス注文商品1(1,500円/個)注文商品2 (2,500円/個)
最新の回答
OFF:
メールを送らない
件名ご注文承りました
本文=C2&" 様、
ご注文をありがとうございます。
-------------------------------
注文商品: "&E1&"×"&E2&"個 "&F1&"×"&F2&"個
合計金額:"&TEXT((1500*E2+2500*F2),"#,##0")&"円
-------------------------------
お支払方法は、~~~

またのご利用をお待ちしております。"
TO:=D2
CC:(省略可)
BCC:(省略可)
NAME:(省略可)〇〇商店
REPLY TO:(省略可)
シート1
表計算が得意な人には何でもない関数ですが、セル内に文章を書くのは不慣れな人が多いのではないでしょうか。
"文字列"(ダブルクォーテーションで挟まれた文字列)とセルの数値(C2など)を、&(半角)でつなぎながら文章を書くのは慣れないと少し難しいかもしれません。
コツは最初に"を付けてから、一気に文章を書きあげて最後に"で閉じます。
この時、改行([Alt]+[Enter]キー)も気にせずに使います。
それから必要な箇所を"&※※&"に置き換えていきます。(※※は、A1,、B2など)

B5セルに望みの文章が表示出来たら、それがそのままメールの文章になります

実行(プレビュー)します。

シート1

成功です。

合計金額が表示された返信メールが送られてきました

シート1の名前(NAME:)で記した○○商店も表示されています。

この例を参考に、ご自分の思い通りな返信メールをお作り下さい。

応用例その8.5(クレジット決済を追加する)

お支払い方法に銀行振込だけでなくクレジット決済も対応した応用例です。
ご参考までにどうぞ。

クレジット決済のためにGASとは関係のない次の「メールリンク型決済」サービスを使います。

応用例その9

応用例その11(2つのGASを使って署名活動フォームを作る)

応用例の補足(フォームの選択肢に定員設定を追加する)

次のGAS(updateItems)を使って、フォームの選択肢に定員(人数制限)を付けられます
今回のGAS(diyReply)と同時に使うことで、フォームの応用がさらに広がります。

複数のGASの同時使用の応用例が『応用例その11』です。
参考にしてください。

応用例の補足2(フォームの回答者数に定員設定を追加する)

次のmultiReplyは、今回のdiyReplyに"フォームの回答者数に定員設定"ができる機能を追加しました。
「質問の選択肢」毎の定員でなく、「回答者数」の定員でよいのなら、とても有用なスクリプトです。

おわりに

GASを組むことで、フォームやスプレッドシートから得られる質問項目と回答項目を、メール文書に加えるのは簡単です。

しかし、それらにない計算値などをメールに加えるには、GASを特別に組み直さなければいけません。

フォームに対して1対1のGASになってしまい、汎用性が失われてしまします。

また、GASで数式を組んでテストをするのは、なかなかに手間がかかります。

そこで、この負担をスプレッドシートの関数側に持っていくために、GASの機能を削りに削ってできたのが今回のdiyReplyです。

GASでは困難な複雑な数式も、スプレッドシートの関数ならトライ&エラーが簡単に行えるため短時間で完成できます。

diyReplyと組み合わせることで、今回の例では合計金額ですが、関数に詳しい方はいくらでも難しい数式で得た値を、メールに表示できます。

ぜひ、自由自在な返信メールをご活用ください。

それでは、また次の記事でお会いしましょう。

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